Tuesday, 28/2/2017 UTC+1
Biznes Music
Biznes Music

Wykonywalność projektu

Wykonywalność projektu

Zanim zabierzemy się za ustalanie wykonywalności naszego projektu należy zastanowić się nad listą potrzeb projektu. Przydatne jest to z tego względu, iż niezaplanowanie kolejnych wymogów projektu może przyczynić się do późniejszych niezbyt trafnych wyników końcowych. Po pierwsze może nie spełnić właściwych oczekiwań. Po drugie może nie przynieść satysfakcjonujących dochodów (koszty produkcji przewyższą koszty zarobku). Na listę potrzeb projektu składają się:

 

– ulepszenie procesu

– wymogi prawne

– rozwój nowego produktu

– udoskonalenia kapitałowe

– usunięcie problemu

 

Po opracowaniu powyższych kryteriów przychodzi czas na wymogi wykonywalności projektu. Na dzień dzisiejszy istnieje osiem ich kategorii:

– wykonalność techniczna – wymogi techniczne projektu, np.: miejsce imprezy masowej;

 

– wykonalność finansowa – dyspozycja odpowiednią ilością pieniędzy (funduszy), dzięki którym powstanie nasz projekt (koszty stałe są bardziej ograniczone w przypadku organizacji imprez i szkoleń); należy również cały czas śledzić poczynania naszej konkurencji, aby mieć pewność, czy podobny produkt nie zostanie wcześniej wprowadzony oraz czy nasz projekt wpłynie dobrze na wizytówkę firmy;

 

– wykonalność operacyjna – pozwala na rozpatrzenie tego, czy nasz projekt pasuje do profilu naszej firmy; jak bardzo jest spójny: nie może zdarzyć się tak, że pracownicy firmy zatrudnieni są na trzy zmiany, a impreza integracyjna (na której wszyscy muszą być) zaplanowana jest na godz. 14.00 w czwartek ; należy mieć także na uwadze kontrahentów firmy, szczególnie tych z zagranicy (czy możliwe jest ściągnięcie zespołu muzycznego z Anglii na pojutrze?): zwykle bilety lotnicze muszą być odpowiednio wcześniej zarezerwowane i może się okazać, że nasze plany są nie wykonalne;

 

– wykonalność prawna – należy zobaczyć, czy nasz projekt jest spójny z ustawą (np.: o imprezach masowych); czy posiadamy zapisy kontaktów (umów) z zaangażowanymi zespołami; czy zespoły mają podpisane umowy z organizacjami zbiorowego zarządzania (ZAiKS, STOART, ZPAV), kwestie bezpieczeństwa (ochrona, służby sanitarne)

 

– wykonalność polityczna – należy sprawdzić, czy nasz projekt nie koliduje z tym, co robi konkurencja (inne firmy, politycy)

 

– wykonalność zasobowa – określamy to, czy w firmie mamy potrzebna ilość zasobów, aby zorganizować imprezę masową; czy ludzie zatrudnieni przy projekcie posiadają odpowiednie kwalifikacje zawodowe? Czy w razie ewentualnych zmian będzie stać firmę na dodatkowe zasoby – wynajem miejsca, zatrudnienie ludzi, zorganizowanie noclegu (hotele), zapewnienie cateringu, itp.;

 

– wykonalność geograficzna – szczególnie ważna jest wtedy, gdy nasi udziałowcy są z różnych części kraju bądź kontynentu; musimy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania: jak rozległy jest nasz projekt? Skąd są artyści? Skąd jest sponsor? Problem pojawia się w momencie różnych stref czasowych: jak u nas jest 12.00 to u naszego sponsora może być godzina 5.00, więc komunikacja telefoniczna może być ciężka (warto kontaktować się poprzez e-maila); podobny problem jest z ekipą, która nagłaśnia i oświetla imprezy masowe – często jest z innego miasta, czasem oddalonego o co najmniej 300km, więc należy zapewnić im nocleg, aby mogli przyjechać dzień wcześniej i na spokojnie zabrać się do pracy;

 

– wykonalność czasowa – pozwala na skoordynowanie tego, czy w danym czasie wszyscy nasi udziałowcy, kontrahenci, pracownicy mają wolne, aby móc uczestniczyć w wydarzeniu; czy zorganizowanie imprezy masowej w danym czasie będzie realne;

 

 

ĆWICZENIE NR I

 

Załóżmy następującą sytuację: jesteśmy firmą zajmującą się organizacją imprez masowych w gminie Rambozero. Mamy własne biuro, sekretarkę, czterech pracowników oraz grafika komputowego. Pewnego październikowego dnia zgłasza się do nas właściciel hotelu Rambomotel z prośbą, abyśmy pomogli mu zorganizować imprezę andrzejkową.  Określa nam, że mamy do dyspozycji 40 tyś. zł. Niestety, ale jego hotel nie nadaje się na takiego typu imprezy, więc dochodzi nam do tego wyszukanie odpowiedniej sali. Właściciel podaje nam również przybliżoną bądź dokładną liczbę gości. W naszym przypadku ma to być impreza dla 500 osób (pracownicy hotelu, przyjaciele, stali klienci). Klient wymaga również zabawy w rytmach polskich lat 80 i 90 –tych, muzyka grana na żywo.

 

Jak się do tego zabrać? Zaraz postaram się Wam to uzmysłowić. Po pierwsze należy rozejrzeć się za salą, która musi spełniać warunki ustanowione przez naszego zleceniodawcę. Tworzymy zatem bazę danych – wyszukujemy za pomocą internetu lokale, wysyłamy do nich naszą ofertę odnośnie zorganizowania imprezy z zapytaniem o koszty jej wynajmu. Nie należy zaprzestawać poszukiwań, gdy znajdziemy trzy pasujące adresy. Minimalna ilość bazy danej powinna przedstawiać dziesięć pozycji. Dlaczego, aż tyle? Często jest tak, że przy popularnych datach (chociażby przykładowe Andrzejki) może zdarzyć się tak, że dany obiekt jest już zarezerwowany, więc trzeba na szybko szukać innego. Dlatego warto mieć wcześniej przygotowane adresy awaryjne. Kolejnym naszym działaniem jest stworzenie bazy danych zespołów coverowych, które grają piosenki z lat 80 i 90- tych. Należy pamiętać, że naszym obowiązkiem nie jest tylko zaprosić zespół, ale także opłacić im koszty związane z transportem, noclegiem, a czasami również zapewnienie cateringu. Dlatego też należy poszukać takiej grupy, która mieszka niedaleko naszej miejscowości, aby pokryć jak najmniejszą ilość kosztów dodatkowych.

 

Podsumowujmy: do tej pory udało nam się załatwić miejsce imprezy oraz zespół wykonywujący covery. Kolejnym naszym krokiem będzie zaplanowanie tego, co musimy przygotować, aby zarówno właścicielowi hotelu jak i osobom bawiącym się na imprezie przypadło do gustu. Mając na uwadze motyw przewodni, staramy się aby wnętrze wynajętej sali przypominało wręcz wystrój dyskoteki z tego okresu. Nie należy zapomnieć również o krzesłach i stołach, aby zgromadzeni goście mieli gdzie i na czym spocząć, a także spożyć posiłek (zapewnienie cateringu). Jeśli chodzi o jedzenie, najlepszym sposobem jest zatrudnienie firmy cateringowej, która przygotuje odpowiednie menu (może zdarzyć się tak, że nasz zleceniodawca z góry wyznaczy nam, co ma się w nim znaleźć). Przy tak dużej liczbie osób, można pomyśleć o tzw. szweckich stołach, ale warto jest również zatrudnić obsługę sali (jeśli chcemy na tym zaoszczędzić, można wynająć do tego uczniów szkół gastronomicznych w ramach praktyki zawodowej). Kolejnym naszym krokiem jest podliczenie wszystkich kosztów związanych z organizacją imprezy.

 

Poniżej przedstawiam przykładowy kosztorys:

Suma pieniędzy: 40 000 zł

Wynajem sali: 1 500 zł

Zaproszenie zespołu coverowego: 4 000 zł (cena pokrywa koszty przejazdu i noclegu)

Wystrój sali: 3 000 zł

Catering: 5 000 zł

Obsługa (uczniowie szkół gastronomicznych): 1 500 zł

Wynajem stołów i krzeseł: 2 000 zł

Ochrona: 1 000 zł

Służby sanitarne: 900 zł

Teraz należy podliczyć wszystkie koszty, które poniesiemy przy organizacji imprezy:

1 500 + 4 000 + 3 000 + 5 000 + 1 500 + 2 000 + 1 000 + 900 = 18 900 tyś

Zatem:

40 000 – 18 900 = 21 100 zł (do podziału pomiędzy sobą w firmie)

 

 

 

Powyższy przykład wraz z obliczeniami jest zupełnie przypadkowy i bardzo pobieżny. Jego zadaniem było przede wszystkim pokazanie ogólnego zarysu planu nowego projektu. W dalszych częściach książki zajmiemy się bardziej szczegółowym opisem organizacji poszczególnych imprez, uwzględniając w nich proces zarządzania projektami.

 

Zdjęcie profilowe Agata-BM
O autorze

Skomentuj

Twój adres e-mail nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

CAPTCHA

*

Newsletter

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do newslettera! Dzięki temu już nie przeoczysz nowości.

Polub nas na FB